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Hasta hace poco, existían muchos cuestionamientos sobre la celebración de las asambleas de socios y de junta directiva en las sociedades comerciales, sin la presencia física de los socios.

Serían asambleas denominadas de tele presencia o presencia virtual. Existe un vacío legal que es comprensible ya que, al momento de la promulgación del Código de Comercio, norma que regula la materia, ni a lo lejos se vislumbraba la tecnología que haría posible una videoconferencia.

La falta de regulación del uso de este tipo de tecnología en la celebración de las asambleas de socios, es un problema práctico especialmente con las sociedades que cuentan con accionistas o miembros de juntas directivas radicados en diferentes países.

En el caso de las asambleas de socios es más sencillo llenar ese vacío mediante la emisión de un poder especial, pero en el caso de junta directiva la ley expresamente prohíbe actuar mediante representación y exige la presencia física de los integrantes de las juntas directivas.

Hasta el mes de julio pasado, se vinieron aclarar muchas dudas con la circular número DPJ-010-2018, emitida por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional de la Propiedad, que viene a regular la celebración de las asambleas de socios y sesiones de junta directiva sin necesidad de que sus miembros se encuentren presentes físicamente. Por ser un tema no regulado por ley, debe ser de uso restrictivo y cumpliendo con determinados presupuestos. Dicha circular lo que hace es reiterar la posición de la Procuraduría General de la República, emitida a través del dictamen número C- 298-2007, relacionado con los temas de teleconferencia, videoconferencia, sesiones virtuales, carácter excepcional y especial, órgano colegiado, principio de colegialidad, principio de simultaneidad, deliberación, deber de asistencia y acta.  

En otros países como en España desde el año 2005 mediante la ley número 19/2005, en el artículo 97.5 se reguló el tema de las juntas celebradas por medios telemáticos, siempre y cuando se garantice la identidad del sujeto y los estatus de la sociedad así lo prevean. Nos estamos quedando atrás con la creación de una normativa que regule el tema.

Sin embargo, la circular emitida por el Registro Mercantil nos viene a dar una guía a los notarios sobre los requisitos que se deben de cumplir a la hora de la celebración de una asamblea de socios o de junta directiva por estos medios tecnológico, para posteriormente proceder a la protocolización de las actas y su inscripción en el Registro Mercantil en los casos que correspondan. Ahora bien, la circular solamente habla de celebración de asambleas por videoconferencia.  En otros países se permite el uso de la firma electrónica, lo que para nosotros sería posible ya que cualquier persona puede tener acceso a una firma digital y hacer uso de ella.

Los requisitos solicitados por el Registro Mercantil para la inscripción de actas de asamblea celebradas mediante medios electrónicos, son los siguientes:

  • Autorización de los Estatutos: Es indispensable que los estatutos de la sociedad expresamente autoricen la celebración de asambleas o sesiones de juntas directivas sin la presencia físicas de los miembros, mediante medios tecnológicos como la videoconferencia.
  • Simultainedad: Las personas físicas que integren el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad. La simultaneidad a su vez permite la identificación de los miembros.
  • Interactividad: El mecanismo debe permitir una comunicación bidireccional y sincrónica en tiempo real, debe ser en vivo y en directo.
  • Integralidad: La comunicación debe ser integral, permitir el envió de imagen, sonido y datos en un mismo momento.

Dación de fe notarial

Las actas de asamblea de accionistas ordinarias y extraordinarias, así como las sesiones de  junta directiva deberán, como ha sido hasta el momento, quedar asentadas en el libro respectivo, y debidamente firmadas, y el notario sigue teniendo el deber de dar fe de dicha situación. Además, en el caso de la celebración de asambleas virtuales deberá dar fe de lo siguiente:

a) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.

b) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

c) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;

d) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta directiva se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.

En razón de lo anterior, los notarios, además de los documentos que debemos conservar en nuestro protocolo de referencias ante una asamblea celebrada con presencia física de los miembros, ahora debemos solicitar y conservar la grabación como parte de nuestro protocolo de referencias, en caso de que la asamblea o sesión se celebre mediante videoconferencia.

CONCLUSIONES

En Costa Rica ahora es posible celebrar, mediante videoconferencia, asambleas de socios o sesiones de junta directiva. Para tales efectos, es necesario que los estatutos lo autoricen expresamente, se permita la plena identificación de todos los socios o directores que intervienen, y se pueda garantizar la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.  La participación deberá ser en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las personas que intervienen en la asamblea o sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma permanente.  Deberán indicarse, de modo expreso, los medios y formas mediante los cuales todo lo expresado garantiza la bidereccionalidad en tiempo real, del envío y recepción de datos, que permita de modo simultáneo, la deliberación, justo como si se estuviera en presencia física entre personas en una discusión plena e inmediata. 

A mi criterio la presente circular es aplicable a todos los tipos de sociedades regulados en nuestro Código de Comercio, por supuesto según los requerimientos de cada una.

Alexa Rodríguez Sáenz & Asociados Costa Rica